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Soluciones Invoicing

Servicio integral para gestionar la recepción y emisión de facturas, tanto en papel como en formato electrónico.

La facturación es una de las acciones más comunes que han de llevarse a cabo en cualquier empresa que intercambie productos o servicios. En SGAIM ofrecemos soluciones de emisión y recepción de facturas para facilitar y agilizar este proceso con la máxima confidencialidad.

A partir de las facturas en formato impreso o digital, automatizamos la  captura de los datos requeridos para el tratamiento, aplicación de reglas de validación, procesos de aprobación interna e integración con las aplicaciones de negocio del cliente.

Soluciones específicas

Recurso 5

Emisión de facturas al cliente

Recepción, gestión y envío de las facturas resultantes de la relación de nuestro cliente como proveedor. SGAIM recibe la documentación a través de fichero único y se encarga de su impresión, manipulación, ensobrado, selección del proceso de remisión y envío postal a través de correos o por email.

Recurso 4

Facturas de proveedores

Servicio de tratamiento de las facturas recibidas para la extracción de datos y actualización en ERP de gestión del cliente

Recurso 1

Portal de proveedores

Entorno web para la recepción de facturas en formato electrónico y publicación del estado de las facturas durante el circuito de aprobación, contabilización y pago.

Recurso 2

Tickets y notas de gastos

Entorno de movilidad aplicado al seguimiento y registro de gastos por concepto y fecha

Recurso 3

Facturas de gastos médicos

Servicio de extracción de datos combinado con la conciliación de los maestros de baremos acordados con hospitales y servicios médicos.

Transformación

Resistencias Eficiencia

1. Alta rigurosidad en el control de facturas recibidas.

2. Recepción descentralizada de facturas.

3. Problemática en la asignación de facturas recibidas con su aprobador correspondiente.

4. Dificultades añadidas por la recepción de facturas de proveedores en formato papel.

5. Riesgo de extravío de la documentación.

6. Elevada implicación en tareas ajenas al core business.

Beneficios obtenidos

Reducción de tiempos, al no tener que imprimir y enviar por correo postal todas las facturas.

Disminución de los costes asociados a la impresión, el envío de facturas y el almacenamiento.

Mejora en la seguridad de la información.

Disminución de uso de papel y de su transporte, contribuyendo a disminuir la huella ecológica.

Reducción de riesgos de pérdida de documentos.

Facilidad y agilidad de acceso a las facturas.

• Acceso centralizado a la documentación a través de web.

Tecnologías aplicadas

OCR

Tecnología de traducción de documentos imagen en archivos de búsqueda de texto, que brinda la extracción de información de forma normalizada para su explotación en procesos de identificación, categorización y análisis de datos. La extracción de datos automatizada combina los conceptos de extracción de los documentos con los textos obtenidos por el OCR.

BPOS

Aplicación de las reglas de negocio sobre los datos contenidos en los documentos para la distribución de los mismos en flujos de aprobación o bien rechazo directo a las entidades emisoras.

Digitalización certificada

Sistemas homologados por la administración pública para la digitalización de documentos y su posterior destrucción según las disposiciones legales requeridas por la agencia tributaria.

Portal proveedor

Entorno web de acceso a proveedores para la gestión de las facturas y actualización del estado de las mismas.

Facturación electrónica

Sistemas de firma electrónica de los documentos emitidos a clientes para garantizar la integridad del contenido y la puesta a disposición de los destinatarios.

Plataforma de intercambio

Entorno de sistemas que permite el intercambio de ficheros entre SGAIM y sus clientes. Adaptada para el intercambio vía web service, protocolos FTPS, e integración con cuentas de email.

Captick

App dedicada para la captura de los ticket, reconocimiento del contenido integrado con la gestión documental y los procesos de contabilización.

casos de éxito / cliente

Seguros

Compañía líder en España del Sector Asegurador en Productos de Vida con más de 1M de asegurados, en su objetivo “papel 0”, elimina el circuito de contabilización con facturas gracias a los Servicios profesionales de SGAIM.

Sector energético

Compañía experta a nivel mundial en la distribución profesional de productos y servicios para el sector energético con más de 20.000 clientes en España, consigue reducir en más de un 80% los tiempos de envío de factura postal, utilizando los Servicios de SGAIM entre los que se encuentran la impresión y el ensobrado.

Seguros sanitarios

Compañía Aseguradora Sanitaria con más de 60 años de experiencia consigue reducir los tiempos de cotejo de Facturas en más de un 70% gracias a las Soluciones de SGAIM, incluyendo la conciliación de Actos Médicos.

Infraestructuras de transporte

Uno de los principales operadores de infraestructuras de transporte y servicios utiliza los Servicios del Portal de Proveedores de SGAIM para mejorar la relación con sus Proveedores, informar del estado de las facturas y reducir tiempos de gestión en más de un 70%.

Distribución alimentaria

Multinacional Alemana distribuidora de productos de alimentación con una facturación en España superior a los 60M utiliza los Servicios de Invoicing de SGAIM para optimizar la entrega de facturas digitales a sus clientes consiguiendo un gran ahorro de costes en papel.

Distribución química

Multinacional Alemana líder en la distribución de productos químicos con más de 7.000 clientes en España utiliza los Servicios de Invoicing de SGAIM para automatizar el proceso de recepción de facturas con digitalización certificada, garantizando que los documentos de pago no han sido alterados.

Biocombustibles

Compañía referente en Europa en la producción de biocombustibles consigue agilizar y reducir en un 40% los tiempos de gestión de facturas de proveedor utilizando los Servicios de Invoicing de SGAIM.