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Gestión Documental

Soluciones aplicables en contextos de clientes donde no existe una política de archivo de documentación, o bien no se aplica de forma controlada y segura.

Realizamos la gestión completa del archivo físico; desde el inventariado de la documentación hasta su custodia y destrucción final.

El archivo documental de una empresa es una función estratégica. Por razones técnicas, jurídicas, económicas y sociales, los archivos deben estar disponibles y accesibles.

Desarrollamos el sistema más apropiado para gestionar los archivos en función de las estrategias de cada empresa evitando la acumulación de archivos sin inventariar o mal codificados.

Soluciones específicas

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Recogida

Operativas especializadas en inventariado de la documentación, su vinculación a soportes de conservación, su transporte a los centros de gestión, y su ubicación en racks de custodia para su preservación.

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Búsquedas

Operaciones destinadas a la gestión de la demanda de documentos por parte del cliente. Esta solución permite controlar la trazabilidad de los documentos desde su petición inicial hasta su devolución final.

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Normalización

SGAIM con su alto conocimiento en gestión de documentación y en conjunto con sus especialistas en gestión de información, acompaña a sus clientes en la creación de una política de archivo adecuada a las normativas actuales en materia de seguridad de acceso a la información y protección de datos personales.

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Custodia

Conservación de la documentación física en soportes homologados para este fin, durante el periodo de vigencia activa de la documentación.

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Extracción

Los documentos digitalizados pasan por un proceso de extracción de datos relevantes para el cliente.

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Destrucción

Selección de la documentación prescrita según las políticas definidas de conservación, expurgo y preparación para su destrucción final. Proceso certificado que garantiza la eliminación total de los archivos caducados.

Transformación

Resistencias Eficiencia

1. Gestión de archivos descentralizada.

2. Duplicidades de archivos.

3. Costes elevados en metros cuadrados de archivo.

4. Riesgos en multas y sanciones RGPD.

5. Extravío de la documentación.

6. No disponer en el momento de la documentación original.

Beneficios obtenidos

Recuperación para la actividad core de la empresa espacios dedicados a archivo.
Normalización de las políticas de la compañía en materia de gestión documental.
Ahorro de tiempo de gestión de la documentación.
Seguridad, integridad y confidencialidad de la información.
Facilidad y agilidad de acceso a la documentación.
Disponibilidad inmediata de la información desde cualquier sitio.

Tecnologías aplicadas

Digitalización certificada

Proceso a través del cual se le otorga a un documento digitalizado el mismo valor que al original.

Peticiones

Solicitud de búsqueda de documentos que están en custodia para su digitalización a demanda o entrega física.

TTID

Gestor documental web para la consulta de datos y recuperación de los documentos, protegidos con políticas de accesos limitados.

TTID On Demand

Digitalización a demanda de uno o varios documentos y publicación de las imágenes en el Gestor Documental TTID.

casos de éxito / cliente

Retail

Una de las mayores cadenas multinacionales a nivel mundial del Sector Retail consigue reducir los tiempos de gestión de reclamaciones y poner a disposición de sus clientes de forma inmediata la documentación solicitada por los mismos, consiguiendo una mejora en la relación con los consumidores.

Farmacéutica

Empresa Farmacéutica Internacional implementa el Servicio de Gestión Documental de SGAIM consiguiendo una notable mejora en la disponibilidad de información crucial para su actividad (Prospectos, Estudios de Laboratorio, etc.), permitiendo además reutilizar espacios antes destinados a almacenamiento de documentación.

Seguros

Compañía Aseguradora con más de 130 años de experiencia en el mercado español confía en la gestión eficiente de la documentación de los diferentes departamentos de la compañía llevada a cabo por SGAIM consiguiendo reducir sus costes operativos y encaminándose al objetivo “0 papel”.