El control de la correspondencia es una parte fundamental de la gestión documental de cualquier empresa. Garantizar que la información la recibe el destinatario, en los tiempos adecuados, es una labor de coordinación necesaria para la eficacia de la organización. Pero, ¿es posible una clasificación automática de la correspondencia? Cada vez son más las organizaciones que apuestan por ello para ser más eficientes, ágiles y mejorar la imagen de la empresa.
¿Qué tipo de correspondencia gestionan las organizaciones?
Principalmente se habla de dos tipos: la entrante, la correspondencia que llega a la empresa y la saliente, aquella que se genera para clientes actuales y potenciales, proveedores, competencia, etcétera. Pero además, en todas las organizaciones se habla también de correspondencia interna, la que se elabora y dirige a todos los departamentos de la organización. Clasificar toda la información correctamente es una labor fundamental, sobre todo porque hay que tener en cuenta aspectos como: asunto, destinatario, remitente, tipo y prioridad de documento, o si se trata de un envío masivo o individual. La clasificación automática de la correspondencia no sólo facilita la gestión documental, sino que optimiza los procesos, reduce el riesgo de perder información y acorta los tiempos de respuesta.
¿Qué formato de correspondencia manejan las empresas?
Normalmente se encuentran con dos formatos: el físico y digital. En febrero de 2017 un estudio de Radicati Group concluía que, al día se enviaban alrededor de 269 mil millones de correos electrónicos, y que en 2021 se llegaría a 319,6 mil millones de correos electrónicos enviados. Es una realidad que el e-mail ha ganado terreno al papel, y con la llegada de la pandemia todavía más. El Grupo Correos publicaba los datos del primer trimestre de 2021 en los que hacía mención al desplome del correo postal tras la irrupción del coronavirus: 560 millones de cartas menos que en el mismo periodo de 2019. A pesar de esa caída, el correo postal supone todavía el 65% de sus ingresos. Pero incluso con estos datos, el papel seguirá siendo un medio de comunicación muy importante dentro de cualquier empresa. Prueba de ello es que, más del 10% de los empleados en oficina imprimen entre 40 y 60 páginas por semana para trabajar, según datos reflejados en una encuesta de IDC de 2019 a nivel mundial. Analizando estas cifras, ¿no es razón suficiente para que una empresa implemente una clasificación automática de la correspondencia?
¿Cómo sacar el mayor rendimiento a la clasificación de la correspondencia?
Dentro de las soluciones de optimización de procesos documentales de SGAIM, se encuentra la Clasificación Automática de la Correspondencia Entrante que, a través de la digitalización, categorización y extracción de datos distribuye la correspondencia de manera automática al departamento o persona correspondiente. Una solución que no sólo permite mejorar los procesos de gestión de documentos e información, sino que supone:
- Ahorro de tiempo y costes. Para cualquier departamento de administración o PMO (Project Manager Office) supone optimizar su trabajo y, por tanto, dedicarse a las tareas que aportan más valor a la empresa. Además, se reduce el consumo de tinta y papel por lo que el gasto es menor.
- Agilidad en los procesos. La clasificación automática de la correspondencia hace que cualquier procedimiento sea mucho más fácil y rápido. Esto favorece enormemente a los clientes que ven cómo se acortan los tiempos de respuesta.
- Reduce la pérdida documental. Automatizar este proceso evita el extravío de información algo que en una empresa es fundamental cuando hablamos de documentos legales y confidenciales.
- Mayor eficacia y seguridad. En SGAIM la clasificación automática de la correspondencia se realiza en una plataforma segura donde entra la documentación en formato electrónico. Además, ofrece el servicio de custodia lo que la convierte en una opción eficaz y segura.
Sólo digitalizar el correo ya es gran cambio y un gran avance para cualquier empresa. Si, además, le sumamos todas estas ventajas, la clasificación automática de la correspondencia se convierte en la solución más eficaz y en la mejor opción para cualquier empresa que quiere un mejor control de su correspondencia.
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