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Solutions de facturation

Service intégral pour gérer la réception et émission des factures, tant sous format papier que sous format électronique.

La facturation est l’une des actions les plus habituelle à mener dans n’importe quelle entreprise qui échange des produits ou des services. Chez SGAIM, nous offrons des solutions d’émission et réception de factures pour faciliter et rationaliser ce processus avec une confidentialité maximale.

À partir des factures sous format imprimé ou numérique, nous automatisons la capture des données nécessaires pour le traitement, application de règles de validation, processus d’approbation interne et intégration avec les applications métier du client.

SOLUTIONS SPÉCIFIQUES

Recurso 5

Emission de factures au client

Réception, gestion et envoi de factures qui résultent de la relation de notre client en tant que fournisseur. SGAIM reçoit la documentation à travers un seul fichier et elle est responsable de l’impression, manipulation, mise sous enveloppe, sélection du processus d’envoi et l´envoi par la poste ou par e-mail.

Recurso 4

Factures des fournisseurs

Service de traitement des factures reçues pour l’extraction et la mise à jour ERP des données de la gestion client.

Recurso 1

Site web fournisseurs

Environnement Web pour recevoir des factures sous format électronique et publier l’état des factures tout au long du circuit d’approbation, comptabilité et paiement.

Recurso 2

Tickets et notes de frais

Environnement de mobilité appliqué au suivi et à l’enregistrement des dépenses par concept et date

Recurso 3

Factures de frais médicaux

Service d’extraction de données combiné avec la réconciliation des fichiers maîtres convenus avec les hôpitaux et les services médicaux.

TRANSFORMATION

RÉSISTANCES À L’EFFICACITÉ

1. Haute rigueur dans le contrôle des factures reçues.

2. Réception décentralisée des factures.

3. Des problèmes d’asignation des factures reçues à leur approbateur correspondant.

4. Difficultés ajoutées à cause de la réception de factures des fournisseurs sous format papier.

5. Risque de perte de documentation.

6. Forte implication dans des tâches hors du cœur métier.

AVANTAGES OBTENUS

Réduction des délais en n’ayant pas à imprimer ni envoyer toutes les factures par courrier postal

Réduction des coûts associés à l’impression, envoi de factures et leur stockage

Amélioration de la sécurité de l’information 

Diminution de l’utilisation et transport du papier, ce qui contribue à réduire l’empreinte écologique

Réduire les risques de perte de documents

Facilité et agilité d’accès aux factures

• Accès centralisé à la documentation via Web

TECHNOLOGIES APPLIQUÉES

OCR

Technologie de conversion de documents image en fichiers de recherche de texte, qui fournit l’extraction normalisée d’informations pour son exploitation dans les processus d’identification, catégorisation et analyse de données. L’extraction automaisée de données combine les concepts d’extraction avec les texte obtenus via OCR

BPOS

Application des règles commerciales relatives aux données contenues dans les documents pour leur distribution à travers des flux d’approbation ou bien, le rejet direct aux entités émettrices.

Numérisation certifiée

Systèmes approuvés par l’administration publique pour la numérisation des documents et leur destruction ultérieure conformément aux dispositions légales exigées par l’administration fiscale.

SITE fournisseur

Environnement Web d’accès aux fournisseurs pour la gestion des factures et la mise à jour de l’état des factures.

Facturation électronique

Systèmes de signature électronique de documents délivrés aux clients afin d’assurer l’intégrité du contenu et leur mise à disposition des destinataires.

Plateforme d’échange

Environnement de systèmes qui permet l’échange de fichiers entre SGAIM et ses clients. Adapté pour l’échange via service web, les protocoles FTPS, et l’intégration avec des comptes de messagerie électronique.

Captick

Application dédiée à la capture de tickets, reconnaissance du contenu intégré avec les processus de gestion de documents et de comptabilisation.

CAS DE RÉUSSITE / CLIENT

Assurance

Compagnie leader en Espagne du secteur assurance des produits assurance vie, avec plus de 1M d’assurés, en poursuivant son objectif « 0 papier », elle élimine le circuit de comptabilisation des factures, grâce aux services professionnels de SGAIM.

Secteur de l’énergie

Compagnie experte mondiale dans la distribution professionnelle de produits et services pour le secteur de l’énergie avec plus de 20.000 clients en Espagne, parvient à réduire de plus de 80% les délais d’expédition des factures postales, en utilisant les services SGAIM, y compris l’impression et la mise sous enveloppe.

Assurance maladie

Société d’assurance santé avec plus de 60 ans d’expérience parvient à réduire les délais de validation des factures de plus de 70% grâce aux solutions SGAIM, y compris la validation des actes médicaux.

Infrastructures de transport

L’un des principaux opérateurs d’infrastructure de transport et de services utilise les services du SITE de fournisseurs de SGAIM pour améliorer la relation avec ses fournisseurs, signaler l’état des factures et réduire les temps de gestion de plus de 70 %.

Distribution alimentaire

Distributeur multinational allemand de produits alimentaires dont le chiffre d’affaires est supérieur à 60 M en Espagne utilise les services de facturation de SGAIM pour optimiser la livraison de factures numériques à ses clients, ce qui permet d’économiser beaucoup de papier.

Distribution chimique

Le leader multinational allemand dans/de la distribution de produits chimiques avec plus de 7 000 clients en Espagne utilise les services de facturation de SGAIM pour automatiser le processus de réception des factures avec numérisation certifiée, en s’assurant que les documents de paiement ne soient pas modifiés.

Biocarburants

Leader en Europe dans la production de biocarburants parvient à accélérer et réduire les délais de gestion des factures fournisseurs de 40% en utilisant les solutions de facturation de SGAIM.