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Ressources humaines

Solutions avancées de transformation numérique pour optimiser les processus de gestion des ressources humaines dans l’entreprise

Les solutions SGAIM vous permettent de gérer efficacement toute la documentation relative à la vie professionnelle de l’employé, que ce soit sous format papier ou électronique.

Dans le contexte de l’embauche d’emploi, enregistrement de la journée de travail et surveillance de l’activité, les solutions cloud SGAIM augmentent l’efficacité immédiatement.

Nous faisons la transformation des processus en papier au format numérique. De la numérisation de la documentation historique en papier pour sa classification et exploitation automatiques, à la mise en œuvre de solutions électroniques de recrutement, enregistrement de la journée de travail et le suivi certifié de l’activité des employés.

SOLUTIONS SPÉCIFIQUES

Recurso 3

Numérisation, classification automatique et gestion électronique des documents

SGAIM offre une solution 360 qui inclut la numérisation des documents, la classification automatique des documents et leur gestion sur la plate-forme de consultation web TTID.

Recurso 4

Signature électronique des contrats de travail

La solution SGAIM vous permet de personnaliser les modèles de contrats et gérer leur signature présentielle et à distance sur l’appareil de l’employé. Tous les processus d’approvisionnement sont soumis à la date électronique et à la garde notariale.

Recurso 1

Enregistrement de la journée de travail

La solution d’enregistrement de la journée de travail de SGAIM offre une flexibilité maximale dans la définition des siéges, fuseaux horaires et gestion des demandes de jours de congé. Les superviseurs peuvent surveiller les accès, les heures supplémentaires et la présence des employés concernés.

Recurso 2

Enregistrement et suivi des activités

La solution certifiée de suivi et enregistrement des activités de l’employé vous permet de personnaliser l’enregistrement des applications utilisées par chaque employé en fonction de la politique d’utilisation définie par chaque organisation. Les rapports quotidiens d’activité sont soumis à la certification électronique et garde notariale pour l’accréditation à l’égard des tiers.

TRANSFORMATION

RÉSISTANCES À L’EFFICACITÉ

1. Utilisation excessive du papier comme support des documents relatifs au dossier du travailleur.

2. Complexité de la gestion des dossiers et nécessité d’appliquer des contrôles manuels concernant les renouvellements, modifications, etc.

3. Perte de documentation en raison d’erreurs d´archivage ou de re-archivage.

4. Nécessité de gérer des processus avec coïncidence des parties concernées.

5. Manque de contrôle et surveillance des processus de signature de la part de plusieurs intervenants.

6. Risques de non-respect du RGDP par gestion d’accès à la documentation et manque de gestion du cycle de consentement par type de document.

AVANTAGES OBTENUS

Disponibilité immédiate de l’information à partir de n’importe quel emplacement et type d’appareil.

Économie d’espace en raison de n’avoir pas documentation à stocker dans vos locaux.

Sécurité, intégrité et confidentialité de l’information, en limitant l’accès aux personnes autorisées.

Épargne de coûts, suppression ou minimisation de la chaîne d’impression et garde.

Optimisation des processus et réduction des déplacements ou des exigences de coïncidence présentielle.

Réduction des risques de perte d’information.

• Automatisation des processus de conformité à RGPD.

TECHNOLOGIES APPLIQUÉES

Numérisation

Processus de capture des documents papier et stocker les images à l’aide de la technologie informatique. Le résultat transforme l’image du document en codes numériques à traiter par ordinateur à l’aide d’un  logiciel OCR. Les informations numérisées permettent de stocker les données dans de petits volumes.

Preuve électronique

Système d’accréditation de validité juridique pour les actes de signature et notification électroniques entre les employés et l’entreprise.

Catégorisation

Procédure automatisée à l’aide de la technologie OCR, qui permet de ranger les documents qui composent le dossier, par type documentaire, chronologie et pertinence.

Conservation technologique

Solutions orientées vers la conservation et garde physique des dossiers, dans des installations adaptées aux politiques de protection et limitation du droit de visite.

Alertes

Moteur de règles commerciales appliqué aux données contenues dans les documents, visant à gérer les notifications et alertes pour les annulations, le renouvellement et résiliations.

TTID

Logiciel de gestion documentaire Web pour la consultation, récupération des documents et leurs données, protégés par des politiques d’accès limités.

Exercice des droits

Système automatisé pour exécuter les obligations dérivées du RGPD en matière de blocage, annulation ou effacement des données personnelles.

CAS DE RÉUSSITE / CLIENT

Chaîne Alimentaire

Multinationale espagnole fabricant de produits alimentaires utilise le service de gestion des dossiers de Ressources Humaines pour faciliter la recherche et consultation de la documentation du personnel de l’entreprise, en réduisant ainsi les heures de sa localisation de plus de 90 %.

Outsourcing (Externalisation)

Compagnie Globale de Outsourcing, qui compte plus de 50.000 employés, utilise les services de SGAIM pour améliorer la gestion des dossiers RH et en disposer en ligne en temps réel.

Matériel électrique

Compagnie multinationale spécialisée dans la distribution d’équipements électriques s’appuie sur les services de gestion d’expédients de RH de SGAIM, en réalisant une gestion plus efficace et en augmentant la sécurité des informations de ses employés.