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Gestion documentaire

Solutions applicables à des contextes clients où il n´existe pas une politique d´archivage de documentation ou bien elle ne s´applique pas de manière contrôlée et sécurisée.

Nous effectuons la gestion intégrale de l´archivage physique ; de l´inventaire de documentation à sa garde et destruction finale.

L’archivage documentaire d’une entreprise est une fonction stratégique. Pour des raisons techniques, juridiques, économiques et sociales, les archives doivent être disponibles et accessibles.

Nous développons le système le plus approprié pour gérer les fichiers selon les stratégies de chaque entreprise en évitant l’accumulation de fichiers non inventoriés ou mal codés.

SOLUTIONS SPÉCIFIQUES

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Collecte

Opérations spécialisées dans l’inventaire de la documentation, son lien aux supports de conservation, son transport vers les centres de gestion, et son emplacement dans les supports de garde pour sa préservation.

Recurso 2

Recherches

Opérations destinées à la gestion de la demande de documents de la part du client. Cette solution vous permet de contrôler la traçabilité des documents de leur demande initiale à leur remboursement final.

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Normalisation

SGAIM, qui a une grande connaissance de la gestion de la documentation et en collaboration avec ses spécialistes de la gestion de l’information, accompagne ses clients tout au long de la création d’une politique d’archivage adaptée aux réglementations actuelles en matière de sécurité de l’accès à l’information et de protection des données personnelles.

Recurso 6

Garde

Conservation de la documentation physique sur les supports approuvés à cette fin, pendant la période active de validité de la documentation.

Recurso 5

Extraction

Les documents numérisés sont soumis à un processus d’extraction de données pertinentes pour les clients.

Recurso 4

Destruction

Sélection de la documentation prescrite selon les politiques définies de conservation, extraction et préparation pour sa destruction finale. Le processus certifié garantit la suppression complète des fichiers expirés.

TRANSFORMATION

RÉSISTANCES À L’EFFICACITÉ

1. Gestion décentralisée des archives

2. Duplicités d´archives

3. Coûts élevés en mètres carrés d´archives

4. Risques d’amendes et pénalités du RGPD

5. Perte de documentation

6. Ne pas avoir la documentation originale au moment opportun

AVANTAGES OBTENUS

Récupération pour l’activité de base (« cœur métier ») de l´entreprise, des espaces dédiés à l’archivage
Normalisation des politiques de l’entreprise en matière de gestion documentaire
Gagner du temps dans la gestion de la documentation
Sécurité, intégrité et confidentialité de l’information
Facilité et agilité d’accès à la documentation
Disponibilité immédiate de l’information où qu’elle se trouve

TECHNOLOGIES APPLIQUÉES

Numérisation certifiée

Processus par lequel un document numérisé reçoit la même valeur que l’original.

Requêtes

Demande de recherche de documents en garde pour leur numérisation sur demande ou livraison physique.

TTID

Logiciel de gestion documentaire Web pour la consultation des données et la récupération des documents protégés par des politiques d’accès limités.

TTID à la demande

Numérisation à la demande d’un ou plusieurs documents et publication des images dans le Gestionnaire de documents TTID.

CAS DE RÉUSSITE / CLIENT

Vente au détail

L’une des plus grandes chaînes multinationales dans le secteur du commerce de détail parvient à réduire les délais de gestion des réclamations et mettre immédiatement à disposition de ses clients la documentation qu’ils demandent, ce qui améliore la relation avec les consommateurs.

Pharmaceutique

Entreprise Pharmaceutique Internationale mets en œuvre le Service de Gestion Documentaire de SGAIM pour réaliser une amélioration significative de la disponibilité des informations essentielles à son activité (Prospects, Études de laboratoire, etc.), en permettant également de réutiliser des espaces précédemment destinés au stockage de la documentation.

Assurance

Société d´Assurance, avec plus de 130 ans d’expérience dans le marché espagnol, fait confiance à la gestion efficace de la documentation des différents départements de l’entreprise réalisée par SGAIM en parvenant à réduire ses coûts d’exploitation et à passer à l’objectif « 0 papier ».