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Recursos Humanos

Soluciones avanzadas de transformación digital para optimizar los procesos vinculados a la gestión de recursos humanos en la empresa

Las soluciones de SGAIM permiten gestionar de forma eficiente toda la documentación relacionada con la vida laboral del empleado, ya sea en formato papel o electrónico.

En los contextos de contratación laboral, registro de jornada y monitorización de actividad, las soluciones cloud de SGAIM aportan eficiencia de forma inmediata.

Realizamos la transición de procesos en papel a formato digital. Desde digitalizar la documentación histórica en papel para su clasificación y explotación automática, hasta la implantación de soluciones de contratación laboral electrónica, registro de jornada laboral y monitorización certificada de actividad del empleado.

Soluciones específicas

Recurso 3

Digitalización, clasificación automática y gestión electrónica de documentos

SGAIM ofrece una solución 360 que contempla la digitalización de los documentos, la clasificación automática de éstos y su gestión en la plataforma de consulta web TTID.

Recurso 4

Firma electrónica de contratos laborales

La solución de SGAIM permite personalizar los modelos de contrato y gestionar su firma tanto presencialmente como de forma remota en el dispositivo del empleado. Todos los procesos de contratación se someten a fechado electrónico y custodia notarial.

La solución de registro de jornada laboral de SGAIM aporta la máxima flexibilidad en la definición de sedes, franjas horarias y gestión de solicitudes de días libres. Los supervisores pueden monitorizar los accesos, exceso de horas y presencia de los empleados asignados.

La solución de registros y monitorización certificada de actividad del empleado permite personalizar el registro de las aplicaciones empleadas por cada empleado en base a la política de uso definida por cada organización. Los informes diarios de actividad se someten a certificación electrónica y custodia notarial para su acreditación frente a terceros.

Transformación

Resistencias Eficiencia

1. Uso excesivo del recurso papel como soporte de los documentos relativos al expediente del trabajador.

2. Complejidad en la gestión de expedientes y necesidad de aplicar controles manuales en renovaciones, modificaciones, etc.

3. Pérdida o extravío de documentación por errores de archivo o rearchivo.

4. Necesidad de gestionar procesos con coincidencia de las partes implicadas.

5. Falta de control y seguimiento sobre los procesos de firma por parte de varios intervinientes.

6. Riesgos de incumplimiento de RGPD por gestión de acceso a la documentación y falta de gestión del ciclo de consentimiento por tipo de documento.

Beneficios obtenidos

Disponibilidad inmediata de la información desde cualquier ubicación y tipo de dispositivo.

Ahorro de espacio al no tener que almacenar la documentación en sus instalaciones.

Seguridad, integridad y confidencialidad de la información, restringiendo el acceso a las personas autorizadas.

Ahorro de costes, suprimiendo o minimizando la cadena de impresión y custodia.

• Optimización de procesos y reducción de desplazamientos o requisitos de coincidencia presencial.

• Reducción de riesgos de pérdida de la información.

• Automatización de procesos cumplimiento RGPD.

Tecnologías aplicadas

Digitalización

Proceso de capturar documentos papel y almacenar las imágenes utilizando la tecnología computacional. El resultado convierte la imagen del documento en códigos numéricos para ser tratados por ordenador mediante  software OCR. La información digitalizada permiten el almacenamiento de datos en volúmenes reducidos.

Evidencias electrónicas

Sistema de acreditación con validez jurídica para los actos de firma y notificación electrónicas entre empleados y empresa.

Categorización

Procedimiento automatizado con tecnología OCR, que permite la ordenación de los documentos que componen el expediente, por tipo documental, cronología y relevancia.

Conservación tecnológica

Soluciones orientadas a la conservación y custodia física de los expedientes, en instalaciones adaptadas a las políticas de protección y limitación de acceso.

Alertas

Motor de reglas de negocio aplicado sobre los datos contenidos en los documentos, orientado a gestionar los avisos y alertas por cancelaciones, renovación y rescisiones.

TTID

Gestión documental web para la consulta, recuperación de los documentos y sus datos, protegidos con políticas de accesos limitados.

Ejercicio de derechos

Sistema automatizado para ejecutar la obligaciones derivadas de RGPD en materia de bloqueo, cancelación eliminación o borrado de los datos personales.

casos de éxito / cliente

Alimentación

Multinacional Española fabricante de productos alimentarios emplea el servicio de Gestión de Expedientes de RRHH para facilitar la búsqueda y consulta de documentación del personal de la compañía, reduciendo los tiempos de localización de los mismos en más de un 90%.

Outsourcing

Compañía Global de Outsourcing con más de 50.000 empleados utiliza los Servicios de SGAIM para mejorar la Gestión de expedientes de RRHH y disponer de ellos online en tiempo real. 

Material eléctrico

Compañía Multinacional especializada en la distribución de material eléctrico confía en los Servicios de Gestión de Expedientes de RRHH de SGAIM, consiguiendo una gestión más eficiente y aumentando la seguridad de la información de sus empleados.