Optimización de
procesos documentales

SGAIM ayuda a las empresas y organizaciones a mejorar en la optimización de procesos de gestión de documentos e información, implicados en la relación con terceros y en la toma de decisiones.

Las soluciones de optimización de procesos de SGAIM se basan en la mejora de un conjunto específico de parámetros con el objetivo de minimizar el coste y maximizar el rendimiento y la eficiencia.


SGAIM ofrece servicios de mejora en la atención al cliente para la implementación de procesos de negocios rápidos y eficaces, que cumplan con las nuevas regulaciones legales y permiten incrementar la agilidad en la toma de decisiones.

TRANSFORMACIÓN


RESISTENCIAS EFICIENCIA

1.Riesgo operacional provocado por el reducido nivel de automatización.

2.Lentitud en el procesamiento de tareas documentales.

3.Falta de trazabilidad de los estados de los documentos.

4.Perdida de tiempo en la gestión manual del papel.

5.Problemas para gestionar gran volumen de documentación.

BENEFICIOS OBTENIDOS

.Mejora de la eficiencia del procesamiento de documentos.

.Automatización de tareas que evitan la inversión de recursos en funciones fuera del core business.

.Agilidad en el proceso de toma de decisiones.

.Ahorro de tiempo y recursos.

.Aumento de la capacidad de procesamiento de documentos.

.Control automatizado de calidad para garantizar el nivel de servicio.

SOLUCIONES ESPECÍFICAS


Digitalización e indexado

Solución aplicada a la gestión de archivos para la identificación de los documentos y extracción de los datos claves para la operación de los clientes.


Gestión “Devolver firmado”

SGAIM proporciona una solución innovadora para gestionar contratos a través de la automatización de los procesos y diseñando formularios de “Devolver Firmados”. Esto se consigue adquiriendo el control de firmas y de correcciones en los contratos devueltos por el cliente, además de la emisión de ficheros con los datos extraídos, que son actualizados en la aplicación del cliente.

Clasificación automática de la correspondencia entrante

Solución que, con la digitalización, categorización y extracción de datos y a través de una serie de parámetros, distribuye la correspondencia de manera automática al departamento o persona correspondiente. De esta manera disminuye riesgos y optimiza los procesos, consiguiendo una mejora eficiente y eficaz.

Ejercicio de derechos

En procesos de comunicaciones comerciales y campañas de productos, la extracción de datos se aplica para identificar los consentimientos aceptados por los clientes. Actualizando las bases de datos de clientes vinculando las finalidades de uso con el documento y las políticas de ejercicio de derechos aplicables.

TECNOLOGÍA APLICADAS


Tecnología de asignación de una o varias categorías a un documento en base a diversos criterios (funcionales, lógicos, de proceso...) o atributos del documento como pueden ser frases o palabras clave, presencia de códigos de barra, marcas, etc.

Tecnología de traducción de documentos imagen en archivos de búsqueda de texto, que brinda la extracción de información de forma normalizada para su explotación en procesos de identificación, categorización y análisis de datos.

Metodologías seguras de intercambio de información orientadas a protocolizar la actualización de datos y documentos entre sistemas proveedor - cliente.

TECNOLOGÍA APLICADAS


Tecnología de asignación de una o varias categorías a un documento en base a diversos criterios (funcionales, lógicos, de proceso...) o atributos del documento como pueden ser frases o palabras clave, presencia de códigos de barra, marcas, etc.
Tecnología de traducción de documentos imagen en archivos de búsqueda de texto, que brinda la extracción de información de forma normalizada para su explotación en procesos de identificación, categorización y análisis de datos.
Metodologías seguras de intercambio de información orientadas a protocolizar la actualización de datos y documentos entre sistemas proveedor - cliente.

CASOS DE ÉXITO / CLIENTE


Seguros

Compañía líder del Sector Asegurador en España reduce en más de un 95% la gestión de emails dentro del ámbito Siniestros, consiguiendo un considerable ahorro de costes operativos y optimizando la organización de la documentación.

Aseguradora

Multinacional Española del Seguro y Reaseguro, presente en más de 50 países, en su proceso de transformación digital consigue optimizar en un 65% sus procesos tradicionales internos, reduciendo el consumo de papel y permitiendo destinar los espacios a otras actividades.