Expediente
electrónico RRHH

Una solución tecnológica adaptada a la gestión del expediente administrativo del empleado.

SGAIM ofrece soluciones para la consolidación de la documentación del empleado en un único lugar, accesible de forma segura y adaptado al cumplimiento obligado por la RGPD.


El servicio gestiona toda la documentación relacionada con la vida laboral de empleado, ya sea en formato papel o electrónico. A través del Gestor Documental Web TTID, el cliente es capaz de consultar el expediente electrónico de forma inmediata y en cualquier momento.

SGAIM acompaña a sus clientes en la transición desde procesos en papel a procesos digitales. Esto permite comenzar con la digitalización de la documentación historica en papel, facilitando su acceso electrónico, hasta la implatación de soluciones de firma electrónica para que contratos, consetimientos y políticas nazcan diretamente en formato digital.

TRANSFORMACIÓN


La solución Expediente Electrónico de RRHH de SGAIM permite transformar en beneficios tangibles las resistencias a la eficiencia más habituales

RESISTENCIAS EFICIENCIA

1.Uso excesivo del recurso papel como soporte de los documentos relativos al expediente del trabajador.

2.Complejidad en la gestión de expedientes y necesidad de aplicar controles manuales en renovaciones, modificaciones,...

3.Pérdida o extravío de documentación por errores de archivo o rearchivo.

4.Necesidad de gestionar procesos con coincidencia de las partes implicadas.

5.Falta de control y seguimiento sobre los procesos de firma por parte de varios intervinientes.

6.Riesgos de incumplimiento de RGPD por gestión de acceso a la documentación y falta de gestión del ciclo de consentimiento por tipo de documento.

BENEFICIOS OBTENIDOS

.Disponibilidad inmediata de la información desde cualquier ubicación y tipo de dispositivo.

.Ahorro de espacio al no tener que almacenar la documentación en sus instalaciones.

.Seguridad, integridad y confidencialidad de la información, restringiendo el acceso a las personas autorizadas.

.Ahorro de costes, suprimiendo o minimizando la cadena de impresión y custodia.

.Optimización de procesos y reducción de desplazamientos o requisitios de coincidencia presencial.

.Reducción de riesgos de pérdida de la información.

.Automatización de procesos cumplimiento RGPD

SOLUCIONES ESPECÍFICAS


Digitalización, clasificación automática y gestión electrónica de documentos

SGAIM ofrece una solución 360 que contempla la digitalización de los documentos, la clasificación automática de éstos y su gestión en la plataforma de consulta web TTID.


Firma electrónica a distancia de contratos laborales

El empleado recibe el contrato y los adjuntos mediante correo electrónico o SMS, pudiendo firmar inmediatamente en su dispositivo móvil. La solución permite solicitar datos al trabajador para personalizar los documentos a firmar.

Firma electrónica presencial de contratos laborales

El empleador muestra los documentos que componen el expediente de contratación “Welcome Pack” para su firma biométrica en pantalla táctil. El proceso tiene plena calidad probatoria frente a inspección de trabajo.




TECNOLOGÍA APLICADAS


Sistema de acreditación con validez jurídica para los actos de firma y notificación electrónicas entre empleados y empresa.

Proceso de capturar documentos papel y almacenar las imágenes utilizando la tecnología computacional. El resultado convierte la imagen del documento en códigos numéricos para ser tratados por ordenador mediante  software OCR. La información digitalizada permiten el almacenamiento de datos en volumenes reducidos.

Procedimiento automatizado con tecnologia ocr, que permite la ordenación de los documentos que componen el expediente,por tipo documental, cronología y relevancia.

Soluciones orientadas a la conservación y custodia física de los expedientes, en instalaciones adaptadas a las políticas de protección y limitación de acceso.

Sistema automatizado para ejecutar la obligaciones derivadas de RGPD en materia de bloqueo, cancelación eliminación o borrado de los datos personales.

Motor de reglas de negocio aplicado sobre los datos contenidos en los documentos, orientado a gestionar los avisos y alertas por cancelaciones, renovación y rescisiones.

Gestión documental web para la consulta, recuperación de los documentos y sus datos, proegidos con politicas de accesos limitados.

TECNOLOGÍA APLICADAS


Sistema de acreditación con validez jurídica para los actos de firma y notificación electrónicas entre empleados y empresa.
Proceso de capturar documentos papel y almacenar las imágenes utilizando la tecnología computacional. El resultado convierte la imagen del documento en códigos numéricos para ser tratados por ordenador mediante  software OCR. La información digitalizada permiten el almacenamiento de datos en volumenes reducidos.
Procedimiento automatizado con tecnologia ocr, que permite la ordenación de los documentos que componen el expediente,por tipo documental, cronología y relevancia.
Soluciones orientadas a la conservación y custodia física de los expedientes, en instalaciones adaptadas a las políticas de protección y limitación de acceso.
Motor de reglas de negocio aplicado sobre los datos contenidos en los documentos, orientado a gestionar los avisos y alertas por cancelaciones, renovación y rescisiones.
Gestión documental web para la consulta, recuperación de los documentos y sus datos, proegidos con politicas de accesos limitados.
Sistema automatizado para ejecutar la obligaciones derivadas de RGPD en materia de bloqueo, cancelación eliminación o borrado de los datos personales.

CASOS DE ÉXITO / CLIENTE


Alimentación

Multinacional Española fabricante de productos alimentarios emplea el servicio de Gestión de Expedientes de RRHH para facilitar la búsqueda y consulta de documentación del personal de la compañía, reduciendo los tiempos de localización de los mismos en más de un 90%.

Outsourcing

Compañía Global de Outsourcing con más de 50.000 empleados utiliza los Servicios de SGAIM para mejorar la Gestión de expedientes de RRHH y disponer de ellos online en tiempo real.

Material eléctrico

Compañía Multinacional especializada en la distribución de material eléctrico confía en los Servicios de Gestión de Expedientes de RRHH de SGAIM, consiguiendo una gestión más eficiente y aumentando la seguridad de la información de sus empleados.