Razones para aplicar la gestión documental en el sector asegurador

05-09-2017

La gestión documental en el sector asegurador es más sensible y compleja en comparación con la de otros sectores. El principal motivo de dicha complejidad se debe a la considerable vinculación con cuestiones legales en las que cualquier error puede suponer un gran coste a la empresa.

Por este motivo, la aplicación de unos procesos controlados y seguros para optimizar el manejo de la documentación resulta indispensable. No solo se posibilita la reducción de los costes y tiempo sino aumentar la seguridad legal.

Motivos por los que emplear la gestión documental

El objetivo principal de los diferentes procesos de gestión documental es centralizar el acceso a la documentación y facilitar el archivado de esta. Dichas acciones mejoran tanto la productividad de la empresa aseguradora como el servicio a los clientes.

Facilitar el acceso a la información: Si se tiene en cuenta el gran volumen de papeleo que se gestiona en el sector de los seguros, ya sean estos de carácter médico, del hogar, viajes o vida, digitalizar toda esa documentación puede facilitar el acceso a la misma y agilizar las gestiones. Además, al evitar el formato papel se disminuye el riesgo de pérdidas o extravíos de documentación original y confidencial.

Aportar rapidez y eficacia en las consultas: Una vez digitalizada la documentación, se debe diseñar una base de datos adaptada a las necesidades de cada empresa, donde todo se almacene de forma centralizada. Esto permite controlar de forma rápida y eficiente la información disponible.

Buscar documentos por sus metadatos: Finalmente, las bases de datos creadas para archivar documentos pueden ser dotadas de Inteligencia Artificial que posibilita buscar documentos extrayendo los datos que contienen, como podría ser un número de póliza, fecha o importe.

Aplicaciones de la gestión documental en aseguradoras

En SGAIM se cuenta con un completo catálogo de servicios, totalmente adaptables a las necesidades de cada cliente y que permiten crear un proceso de gestión documental completo.

Documentación en siniestros

Para poder disponer de la información de forma inmediata, en SGAIM se posibilita la automatización del archivado de documentos en función de los partes recibidos. Con los servicios de Enterprise Content Management se puede clasificar y priorizar la gestión documental, agilizando el proceso.

Gestión de Pólizas, Expedientes, Facturas y Partes

Aplicar una correcta digitalización de todos los documentos permite consultarlos a cualquier hora del día y desde cualquier lugar. Además, mediante la aplicación del sistema cloud de SGAIM, TTID, se puede realizar una consulta digital de toda la documentación digitalizada

Reclamaciones

A través del servicio de Notificaciones Electrónicas se pueden reclamar cobros, enviar avisos o notificar cualquier asunto al cliente. Además, una vez recibida dicha notificación por el usuario se genera un Acta de Evidencia.

Custodia de la documentación y destrucción de documentos

Todo el proceso de gestión documental digital permite reducir la cantidad de papel acumulado en la oficina y en los archivos.

Y, al igual que se ofrece un servicio de custodia, también se destruyen los documentos por petición de la empresa.

Además, SGAIM cuenta con el aval de calidad de Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001 y Seguridad de la Información ISO 27001.