AGILIDAD EN LA GESTIÓN DE ALBARANES, GRACIAS A LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL

30-04-2016

El documento mercantil que acredita la entrega de un pedido en el sector de distribución es el albarán, cuya gestión se realiza habitualmente en papel. El hecho de imprimir el albarán responde a dos necesidades, en primer lugar recoger la firma del cliente conforme se ha realizado la entrega, en segundo lugar, entregar una copia del mismo al cliente para que éste realice sus comprobaciones y valide, posteriormente, las facturas recibidas.

Con el objeto de optimizar el proceso de gestión y archivo de los albaranes firmados por sus clientes, una empresa perteneciente al sector de la preparación y distribución de alimentos congelados, solicita a SGAIM una propuesta de solución que evite la conservación de los albaranes en papel.

En SGAIM recibimos esta problemática cómo un reto. Los responsables de negocio de SGAIM, en colaboración con nuestro partner tecnológico ENICONS, empresa especializada en el desarrollo de soluciones de gestión electrónica como tercero de confianza, abordan el estudio del proyecto integrando los planes tecnológicos, legales y funcionales. La solución de albarán electrónico diseñada, combina la capacidad probatoria de las entregas con la máxima eficiencia a efectos de costes, respetando la entrega del ejemplar impreso al cliente.

Optimiza el proceso de entregas, gestión, control de mercancía y recogida de incidencias
Mantiene la entrega de la copia en papel, para facilitar a sus clientes la dinámica rutinaria en la gestión de albaranes y evitar así su oposición a la nueva solución.

Para poder administrar los albaranes electrónicos, únicamente se requiere que el transportista instale la app de gestión de albarán electrónico desarrollada por SGAIM, en colaboración con ENICONS. Junto con la acreditación de la entrega, el transportista registra los importes totales o parciales cobrados, optimizando los procesos de liquidación a efectuar al completar la ruta.

Un gran número de empresas no firman los albaranes de forma manuscrita, si no que utilizan un sello de empresa. En este caso se sella la copia en papel y con la misma app se hace una foto al documento, para que este quede registrado. La aplicación permite la geolocalización, de forma que queda reflejado el lugar y la hora en la que se realiza la firma.

En el caso de una posible incidencia (tráfico, accidente, etc) se habilita la posibilidad de realizar una fotografía que sirva cómo prueba en caso de litigio.

Dado que las modificaciones se registran en la propia aplicación y se sincronizan con el sistema de gestión de la entidad titular de las entregas, se reduce la carga administrativa y se minimizan los errores, automatizando el proceso de emisión de facturas a los clientes.

Debido al diseño flexible de la solución desarrollada por SGAIM y ENICONS, todas las empresas de distribución de productos al comercio minorista, pueden adoptar la solución de forma inmediata, sin necesidad de realizar integraciones complejas en su programa de gestión actual.