La bajada de precio de las notificaciones electrónicas certificadas ayuda a las empresas a reducir riesgos.
Históricamente las empresas y profesionales han recurrido a las notificaciones certificadas, por medios postales, cuando se requiere acreditar que se ha realizado una comunicación y que ésta ha sido recibida.
Las notificaciones electrónicas certificadas, ya sean por correo electrónico o mensajes SMS, ofrecen mayor comodidad y un coste sensiblemente inferior, permitiendo a las empresas aplicarlo en contextos donde puede sufrirse un perjuicio si no es posible acreditar posteriormente el contenido y resultado de una comunicación.
En el contexto de las notificaciones certificadas ¿Qué diferencia hay entre enviarlas por e.mail o por SMS?
Hasta hace pocos años, a nivel funcional, la principal diferencia era la limitación de los SMS en cuanto a que sólo permiten enviar mensajes cortos. La generalización de los smartphones y la posibilidad de proponer en el mensaje SMS un enlace a documentos ha permitido superar esta limitación.
Desde el punto de vista de la capacidad de acreditar la identidad del destinatario, si existe una diferencia clara entre emplear el correo electrónico o un mensaje SMS. Actualmente todos los teléfonos activos deben vincularse a una persona (ley conservación datos electrónicos, 2007), por eso se ha adoptado masivamente el uso del móvil para procesos de aceptación o conformidad, por ejemplo, autorizar una transacción bancaria, y las notificaciones no son una excepción.
Por ello, la recomendación es clara, salvo que se disponga de un acuerdo previo en el que se acepta una dirección de correo como medio para realizar las comunicaciones vinculadas a un contrato o similar, se recomienda emplear las notificaciones por SMS siempre que sea posible.
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¿Pueden considerarse notificaciones certificadas, las opciones de pedir Confirmación de recepción y Lectura que ofrecen los programas de correo electrónico?
Esta duda debe analizarse desde dos perspectivas. La primera relativa al contexto en que se produce la comunicación y la segunda relacionada con lo que es exigible a una solución de notificaciones.
Con respecto al primer punto, debe tenerse en cuenta que la mayoría de las notificaciones se realizan cuando se produce o se puede producir posteriormente una situación no deseada entre las partes. Por ello debemos asumir que la colaboración del destinatario para confirmar la lectura del correo será nula, como ha ocurrido siempre con las cartas certificadas o burofax que el destinatario no está interesado en acreditar como recibidas.
Desde un punto de vista más formal, una notificación debe acreditar la integridad e inmutabilidad de todos los elementos que permitan acreditar el resultado de la notificación, es decir, el mensaje, la entrega, el acceso a los documentos, etc. Las prestaciones que ofrecen los programas de correo no firman y fechan los elementos ni mucho menos el conjunto que conforma una comunicación por lo que pueden ser alterados a voluntad por las partes si disponen de los conocimientos técnicos adecuados.
¿Cuándo resulta adecuado utilizar las notificaciones electrónicas certificadas en lugar de un e.mail o mensaje SMS comunes?
Con carácter general podemos decir que siempre que el no poder acreditar esa comunicación en el futuro nos pueda plantear un perjuicio.
Bajo esta consideración la lista es muy amplia; Envío de contratos, renovaciones o cancelaciones de éstos, envío de propuestas o informes que deben motivar acciones por parte del receptor, avisos formales a trabajadores, convocatorias a reuniones o juntas, cambios en tarifas o condiciones del servicio, interrupciones programadas de servicio, envío de facturas (especialmente a clientes con incidencias o condiciones especiales por pronto pago), reclamaciones de cantidades o de deficiencias en productos y servicios, recordatorios intervenciones médicas, ejercicio de derechos RGPD, solicitud de baja de suscripciones, etc.
Actualmente el coste de una notificación certificada con certificación custodiada notarialmente puede oscilar entre 10 y 20 céntimos, cada empresa o profesional debe determinar en qué procesos de comunicación resulta poco prudente renunciar a la capacidad probatoria en un futuro por estos importes.
Desde un punto de vista formal, ¿Qué hace falta para que una comunicación electrónica sea fehaciente?
Una comunicación fehaciente es aquella que tiene un valor probatorio documental (Ley 1/2000, del 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil). Los datos necesarios para que, según dicha Ley, la comunicación tenga valor probatorio son:
| REQUISITO | RECURSO NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA |
Se debe poder acreditar el contenido literal íntegro, incluyendo el resultado final de la entrega y teniendo en cuenta que llegue al destinatario, con una prueba del recibí del mismo (firma, DNI, nombre y apellidos en el caso de personas físicas o sello de empresa en el caso de personas jurídicas). | Las soluciones de certificación electrónica aplican firma electrónica para acreditar la integridad del mensaje y las pruebas de entrega, apertura, acceso que puedan existir. Con respecto a la identidad, de forma análoga a otros contextos, como la firma electrónica, ésta se infiere de la titularidad del dispositivo y, generalmente, de la posibilidad de probar que existen otras comunicaciones entre las partes desde esa dirección de correo o número de móvil. |
Acreditar sin lugar a duda, la fecha en la que se produce la comunicación y documentación. | Las firmas electrónicas aplicadas por el servicio incluyen sello de tiempo y registro en custodia notarial |
Acreditar la identidad de las personas que intervengan en la comunicación efectuada. Emisor, destinatario y en el caso de intervenir un Tercero de Confianza, se debe acreditar la identificación plena de las personas físicas que representan a dicho Tercero de Confianza. | La identidad del remitente, en tanto que usuario del servicio queda acreditada. El prestador del servicio de tercería de confianza firma con certificado digital reconocido. La identidad del destinatario se acredita por los medios descritos anteriormente, pudiendo en cada caso incluir mecanismos adicionales como requerir la presentación de un documento de identidad para acceder a la notificación o el uso de un certificado digital reconocido. |
Necesidad o conveniencia de emplear las notificaciones certificadas.
Más allá de cuestiones formales o técnicas que, si bien es interesante comprender, corresponde al prestador del servicio resolver con el mejor equilibrio entre seguridad, funcionalidad y economía, las empresas deben analizar el recurso de las notificaciones certificadas en base a las siguientes premisas:
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¿Existen riesgos potenciales si no realizo esta comunicación de forma fehaciente?
¿Adoptar las notificaciones certificadas me permite mitigar dicho riesgo potencial?
¿Me compensa asumir un coste de unos céntimos para mitigar este riesgo en mis procesos de negocio?
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