Enterprise Content Management

¿En qué consiste el ECM?

El Enterprise Content Management (ECM) es el conjunto de estrategias, métodos y herramientas creadas para capturar, gestionar, almacenar, preservar, entregar e integrar información y documentos que se relacionan con los procesos de gestión de empresas y organizaciones.

SGAIM desarrolla soluciones presentes en todas las etapas que conlleva el ECM, agilizando los procesos de gestión. Realiza la digitalización de documentos y se encarga de la custodia electrónica y física de los mismos. Esto permite a los clientes, acceder a sus archivos de una manera rápida, sencilla y segura, Permitiendo disponer de la información más relevante de manera inmediata en formato electrónico, a través de un Gestor Documental Cloud llamado TTID, o en formato físico bajo demanda.

La posibilidad de proporcionar servicios de SGAIM a través de la nube, permite a muchos clientes tener acceso a estas soluciones sin necesidad de una inversión significativa y ajustar el gasto a las necesidades de la empresa en cualquier momento.

ENTERPRISE CONTENT MANAGER: GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

¿Cómo funciona?

Input: SGAIM recibe la documentación remitida por los clientes a través de múltiples canales de entrada, elegidos en función de sus necesidades. La recepción puede realizarse en:

  • Formato físico.
  • Envío postal o por valija.
  • Directamente en formato electrónico
  • Por Correo electrónico.
  • Fichero XML, FTP, etc.

Tras una previa categorización según la tipología, se realiza la digitalización certificada de los documentos utilizando escáneres de alta precisión.

Captura: La documentación en formato electrónico se normaliza y pasa a un formato común que permite la extracción de datos, aplicando una serie de pre-procesos que optimizan el rendimiento de los motores de reconocimiento óptico de caracteres. Estos realizan la extracción automatizada de los datos necesarios para la gestión de la información.

Gestión: Los datos extraídos en el proceso de captura son tratados y gestionados siguiendo las pautas establecidas en las reglas de negocio del cliente, cotejándolos mediante ficheros maestros y algoritmos de validación. De esta forma se garantiza la personalización del servicio según las necesidades específicas planteadas.

Almacenamiento: Después de la digitalización, toda la información recabada en formato electrónico es almacenada en el hosting que SGAIM emplea para la custodia electrónica, mientras que la documentación en papel, si es necesario, es custodiada en almacenes que cumplen los más altos entandares de calidad y seguridad.

Output: Después de este proceso, SGAIM pone a disposición del cliente toda la información recabada a través del Portal Cloud TTID o integrándola directamente en los sistemas que ya posean, empleando ficheros XML, llamadas al FTP del cliente o vía correo electrónico. En caso de que el cliente desee consultar un documento en formato papel, SGAIM dispone de un servicio de envío postal urgente.

Custodia: Una vez cumplimentado el proceso de digitalización y captura de datos, SGAIM ofrece una solución de custodia de la documentación física y electrónica, contemplando la gestión del ciclo de vida de la información y conservándola según los condicionamientos legales aplicables.

TTID es la plataforma cloud de gestión documental de SGAIM. Nuestros clientes pueden acceder a su información los 365 días del año, las 24 horas del día.

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¿Qué beneficios aporta el ECM?

Documentos digitalizados con alta fiabilidad.

Consultas de información en un ámbito que cumple con las condiciones de seguridad.

Acceso a la información a través de la nube de forma rápida las 24 horas.

Una aplicación sencilla, flexible e intuitiva que permite a todo tipo de usuarios la gestión de sus documentos y no requiere instalación de software.

La personalización de la solución según las necesidades del cliente. Información capturada y normalizada en variedad de formatos para la integración con los sistemas del cliente.

Estudio presupuestario según la necesidad de adaptación.

Los números no mienten

DOCUMENTOS RECIBIDOS

50,804,884

IMÁGENES DIGITALIZADAS

80,407,851

CONSULTAS REALIZADAS

38,729,004

SGAIM se especializa en la gestión de información. Si desea conocer más acerca de las soluciones personalizables o quiere resolver cualquier duda, por favor contacte con nosotros.

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